Databáze se vytvářela ve Vojenském historickém archivu v letech 1997 až 2004 na podnět gen. R. Krzáka z Čs. obce legionářské. V případě jakéhokoliv doplnění databáze nebo dotazu na další informace k jednotlivým osobám se telefonicky obraťte na pracovníky Vojenského historického archivu na tyto čísla: 973 213 350, 973 213 360, 973 213 380.
Údaje v databázi jsou aktualizovány průběžně.
Projekt elektronické databáze příslušníků čs. vojenských jednotek v zahraničí v letech 2. světové války probíhá ve Vojenském ústředním archivu – Vojenském historickém archivu od roku 2005. Navazuje tak na předchozí projekt databáze padlých, zemřelých a nezvěstných čs. vojáků, který byl původně iniciován Československou obcí legionářskou. Práce mají trvalou podporu ČsOL a MO ČR.
Databáze zahrnuje především čs. občany a krajany, kteří sloužili v jednotkách československé exilové armády či jako příslušníci dalších spojeneckých armád. Obsahuje také osoby, které sice byly odvedeny nebo za různých okolností prošly pouze evidencí čs. vojenských orgánů v exilu, reálně však vojenskou službu nekonaly.
Základní zadání celého projektu a následně i způsob zpracování vycházely zejména z potřeby spolehlivé identifikace jednotlivých osob jako nezbytného předpokladu pro vyhledávání dalších archivních dokumentů. Namísto stávajícího systému řazení fyzických kartoték podle jmen bylo za základní identifikátor zvoleno osobní, resp. kmenové číslo každého vojáka, zajišťující jeho jednoznačné určení při častých případech různých variant téhož jména (jeho změny či zkomolení, užívání krycího jména). Tomu odpovídá i volba příslušných rubrik: záznamy, které mohou být s ohledem na ochranu osobních údajů touto formou zpřístupněny veřejnosti, zahrnují základní životopisná data, informace o termínu a místu odvodu, případně o datu, místu a okolnostech smrti během války. Další informace zachycené v databázi jsou určeny pro vnitřní potřebu archivu a ke správním účelům.
Po dalším roce předkládá VÚA ověřenou verzi databáze příslušníku čs.vojenských jednotek v zahraničí za 2.sv.války.Databáze obsahuje údaje k 88984 osobám a zachycuje stav k 1.2.2013.Doplňování a ověřování údajů v databázi bude probíhat i v roce 2013.Uvítáme i připomínky z řad veřejnosti.
Předkládaná databáze je částí dlouhodobého projektu soupisu padlých příslušníků rakousko-uherské armády v 1. světové válce na základě pramenů uložených ve VHA. Jsou zde zveřejněny údaje k vojákům, kteří padli nebo zůstali nezvěstní. Jedná se o vojáky, pocházející z území bývalého Československa (Češi, Slováci, Němci, Maďaři, Rusíni atd.). První část databáze padlých (jednalo se o padlé a nezvěstné za válečný rok 1914) vznikal v letech 2012 – 2013. Postupně se databáze rozšiřovala o další jména z následujících válečných let.
Základem databáze padlých byla kartotéka padlých a nezvěstných v 1. světové válce, tzv. zelená kartotéka. VHA disponuje ještě tzv. bílou kartotékou padlých a nezvěstných v 1. světové válce, která není identická s tou zelenou. Bílá kartotéka je naskenovaná a je umístěna na internetových stránkách VÚA v podobě elektronické kartotéky. Tvorba databáze padlých byla ukončena ke konci roku 2020. Počet záznamu po ukončení prací se o něco zmenšil odstraněním duplicitních záznamů.
Předkládaná databáze padlých v 1. světové válce si nedělá nárok na to, aby zahrnovala všechny padlé ve válce. Kartotéky (zelená i bílá) nevznikly na základě systematické válečné evidence. Jedná se o dodatečně, po válce sestavené kartotéky, jež čerpaly informace z pramenů jako vojenské úmrtní matriky (jsou částečně již také přístupné na internetových stránkách VÚA), soudní prohlášení za mrtva a jiných dokumentů vojenské správy. Databáze má celkem 186 194 záznamů a rozsahem je přibližně stejně veliká jako tzv. bílá kartotéka, zveřejněná v podobě elektronické kartotéky na stránkách VÚA.